Leitfaden zu erstattungsfähigen Kosten und der finanziellen Abwicklung im Rahmen von Durchführungsverträgen zur Internationalen Kooperationsprojekten oder Entwicklungspartnerschaften mit der Wirtschaft


Erstattungsfähige Kosten

Erstattungsfähig sind nur die Selbstkosten nach dem im Vertrag vereinbarten Prozentsatz von maximal 50% der Gesamtkosten und bis zu EUR 200.000 (Obergrenze). Kosten, die über den prozentualen Anteil an den Gesamtkosten oder über die Obergrenze hinausgehen, werden nicht erstattet. Der prozentuale Satz gilt für alle Kostenpositionen einheitlich. Grundsätzlich können nur Kosten für Aktivitäten erstattet werden, die innerhalb der Vertragslaufzeit stattgefunden haben.

Weiterhin nicht erstattungsfähig sind:
•    die Vertriebskosten einschließlich Werbekosten,
•    die Gewerbesteuer
•    die Kosten der freien Forschung und Entwicklung
•    die Kosten für Einzelwagnisse
 Ermittlung der erstattungsfähigen Kosten

Anerkannt werden ausschließlich durch das Projekt unmittelbar verursachte tatsächliche Einzelkosten ohne Kalkulationszuschläge. Gemeinkostenzuschläge und sonstige Pauschalierungen, kalkulatorische Kosten, Abschreibungen, Zuführung zu Rückstellungen sowie Gewinnzuschläge oder sonstige Kalkulationszuschläge sind nicht erstattungsfähig.

Folgende Kostenarten sind gemäß Ziffer 3 EVB aufzuführen:
3.4.1    Vergütung für die festangestellten MitarbeiterInnen
3.4.2    Honorar für externe Fachkräfte
3.4.3    Reise- und Flugkosten
3.4.4    Kosten für Sachgüter
3.4.5    Sonstige Kosten

Sämtliche im Preisblatt aufgeführte Positionen stellen Höchstwerte dar („bis zu EURO-Werte“ = gegen Nachweis).

Besonderheiten der Kostenarten sind im Folgenden näher erläutert.
 
Personalkosten

Hierzu gehören die Einzelkosten des für das finanzierte Projekt direkt eingesetzten Personals inklusive der gesetzlich vorgeschriebenen Personalnebenkosten.

3.4.1    Vergütung für die festangestellten MitarbeiterInnen

Hier sind die Tagessätze der Mitarbeiter*innen anzugeben. Es sind geschätzte Tagessätze zu kalkulieren, die den reinen Selbstkosten entsprechen. Hierfür wird folgende Formel angewandt:

((Arbeitgeber Brutto1 + Sozialabgaben wie Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und zur betrieblichen Altersvorsorge) * (Anzahl der Monatsgehälter p.a. + ggf. Urlaubs-/Weihnachtsgeld) / 220 Arbeitstage
1mögliche Gehalts-/Tariferhöhungen bitte berücksichtigen.

Die Beträge, die bei der Vorbereitung des Preisblatts auf Basis der Formel kalkuliert werden, können nicht später wegen einer Gehaltserhöhung angepasst werden.

Bei der Abrechnung der Kosten wird später der tatsächliche, durch den Wirtschaftsprüfer bestätigte IST-Wert aufgeführt.

Alle in der Maßnahme eingesetzten Mitarbeiter müssen namentlich und mit ihrer Funktion aufgeführt werden. Die Lebensläufe müssen der UPB vor Vertragsschluss zur Zustimmung vorgelegt werden. Bei den Lebensläufen sollen folgende Anforderungen beachtet werden:
•    Lebensläufe in der Vertragssprache
•    Aktuell & aussagekräftig müssen die Informationen sein
•    Erkennbare Betriebszugehörigkeit
•    Fachliche Eignung ist deutlich

3.4.2    Honorar für Externe Fachkräfte

Hier sind die geschätzten Honorare für externe Fachkräfte (z.B. Einsatz eines Gutachters, Dozenten, Moderators, Inhouse-Trainers, Dolmetschers) zu kalkulieren. Abgerechnet werden später die in Rechnung gestellten und bezahlten Beträge.

Achtung: Hier sind keine Unteraufträge vorzusehen (s. 3.4.6 Sonstige Kosten).

Die Fachkräfte können entweder einzeln aufgeführt oder in einem Pool zusammengefasst werden. Die fachlichen Anforderungsprofile müssen angegeben werden. Die Vergabeverfahren müssen dokumentiert werden.
 

3.4.3    Reisekosten und Flugkosten

Bei der Angabe von Tage- und Übernachtungsgeldern sind die steuerlichen Höchstsätze (gemäß Bundesreisekostengesetz in der zur Zeit des Vertragsschlusses gültigen Fassung) an Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten erstattungsfähig.

Die Reise- bzw. Transportkosten sind als Höchstwerte („bis zu EURO-Werte“ gegen Nachweis) für die Laufzeit entsprechend zu kalkulieren.

Bei den Flugkosten ist nur Economy-Class (kein Premium Economy) zu buchen.

3.4.4    und 3.4.5 Kosten für Sach- und Investitionsgüter

Sach- und Investitionsgüterkosten sollten in einem angemessenen Verhältnis zum Gesamtbudget des Projektes stehen. Grundsätzlich sollten die Sach- und Investitionsgüterkosten 30% der Gesamtkosten (Richtwert) nicht überschreiten. Sofern es aus entwicklungspolitischen Gründen sinnvoll erscheint, können die Projekte im Einzelfall entscheiden, von diesem Richtwert abzuweichen.

Bei Sach- und Investitionsgütern kann die Universität sich an Kaufpreisen oder Abschreibungskosten beteiligen, sofern im Projektkontext sinnvoll. Folgendes muss beachtet werden:

•    Erstattungsfähige Kaufpreise

Kaufpreise von Sach- und Investitionsgütern sind erstattungsfähig, insofern diese Güter nach Beendigung des Projektes einer gemeinnützigen oder öffentlichen Organisation übergeben werden. (Position Sachgüter)

•    Selbst hergestellte Sachgüter

Für selbst hergestellte Sachgüter können nur die Selbstkosten (ohne Aufschläge und ohne Entwicklungskosten) berücksichtigt werden.

Hinweis: Sonderregelungen bei der Beschaffung von Pestiziden und pharmazeutischen Produkten sind zu beachten.

•    Bei der Beschaffung von Pflanzenschutz- und Schädlingsbekämpfungsmitteln (Pestizide und Biozide) sowie weiteren Agrochemikalien soll der Projektverantwortlicher vor Vertragsschluss der zuständigen Hochschulleitung alle Details zur Anwendung dieser Agrarchemikalien vorlegen.
•    Bei der Beschaffung von pharmazeutischen Produkten muss der Projektverantwortlicher auch die Hochschulleitung die Details vorlegen.

3.4.6    Sonstige Kosten

Hierunter fallen sämtliche Aufträge an Unterauftragnehmer bzw. an Fremdfirmen, wie z.B.:
•    Kosten für extern durchgeführte Workshops (inkl. aller für die Workshops relevanten Leistungen), Seminare, Aus- und Fortbildungen
•    Erstellung und Druck von Lehr- und Infomaterialien,
•    Erstellung von Studien
•    Kosten für Transport und Logistik

Außerdem:
•    Infrastrukturinvestitionen (z.B. Betriebs-, Lager-, Verwaltungsgebäude, Raum für Demonstrations-/Ausbildungsaktivitäten etc.), sofern sie aus direkten Projekterforder- nissen resultieren, und sie bei einem gemeinnützigen oder öffentlichen Partner gemacht werden.
•    Abschreibungswerte auf Investitionsgüter anteilig für die Projektlaufzeit (gemäß gelten- dem Landesgesetz)
•    Projektbezogene Betriebskosten:
o    Wenn ein neues Projektbüro erforderlich ist, sind die Betriebskosten erstattungs- fähig.
o    Wenn bereits ein Büro vorhanden ist, werden nur die anteiligen projektbezogenen Betriebskosten angesetzt (anteilige Büromiete, Kommunikation, Büroausstattung und ähnliches) und sind mit der Berechnungsgrundlage anzugeben, um ggf. einen Miet- oder Abschreibungsbetrag festlegen zu können.
o    Kosten bei intern durchgeführten Workshops, Seminaren, Aus- und Fortbildungen, wie z.B. Miete, Material etc.
o    Folgende Projektbezogene Betriebskosten werden nicht erstattet:
o    Transferkosten für Auslandsüberweisungen;
o    Interne Bewirtungskosten.
Diese sind von dem Kooperationspartner zu übernehmen.
•    Kosten für die Prüfung der EPW-Maßnahme durch einen Wirtschaftsprüfer: hier beträgt die Obergrenze EUR 3.500 pro Prüfung.

Grundsätzlich werden keine Pauschalen erstattet. Eine Ausnahme bildet (neben den Tagegeldern) selbsterstellte Software oder Lizenzen. Hier wird ein reduzierter Listenpreis angegeben und im Preisblatt als Pauschale aufgeführt. Der Nachweis wird per Eigenbeleg erbracht und die Lizenzen oder die Quellcodes werden, wie Sach- oder Investitionsgüter, nach Beendigung des Projekts der Partnerinstitution übergeben.

Grundsätzlich ist eine Querverrechnung von entweder bis zu EUR 2.500 oder bis zu 10% der jeweiligen Budgetzeile im vertraglich vereinbarten Preisblatt möglich. Darüberhinausgehende Abweichungen bedürfen der vorherigen Abstimmung mit der Hochschulleitung.

Finanzielle Abwicklung

Projektkonto:

Der Projektverantwortlicher richtet zu Projektbeginn ein Projektkonto an der Universität Paderborn (gesonderten Kostenträger, bzw. eine eigene Kostenstelle) ein. Auf diesem Konto werden alle in Verbindung mit der Durchführung des Projekts anfallenden Gesamtkosten verbucht. Die eingehenden Sonderzahlungen aus dem Ausland müssen auf untenstehendes Projektkonto verbucht werden:

Kontoinhaber: Universität Paderborn
IBAN: DE79 47260121 8370 6171 00
BIC: DGPBDE3MXXX

Die ausländische Partner müssen informiert werden, dass sie bei der Überweisung “Universität Paderborn” als Kontoinhaber richtig angeben müssen, Insbesondere die Sonderzeichen „ä“, nach der Zustimmung mit der Bank könnte “UPB International” oder “UPB” als Kontoinhaber akzeptiert werden.

 
Weitere Zahlungen:

Für alle weiteren Zahlungen zu den vertraglich vereinbarten Terminen (Ziffer 8 des Vertrages) ohne Prüfbericht ist neben dem Vorauszahlungsformular auch eine Kostenaufstellung für die Zwischenabrechnung einzureichen (Anlage zum Vertrag und wird dem Kooperationspartner vorab als digitale Version zur Verfügung gestellt). Die Kostenaufstellung für die Zwischenabrechnung ist wie das Preisblatt strukturiert. Dort sind alle laufenden Ist-Kosten des Projekts aufzuführen. Sofern Kosten in Fremdwährung anfallen, erfolgt die Erstattung auf Grundlage des Währungsrechners der EU. Sofern einzelvertraglich die Erstattung von Kosten in fremder Währung vereinbart ist, ist der Abrechnung ein entsprechender Devisenankaufsbelege beizufügen.

Bis zur Einreichung des jeweiligen Prüfberichts gelten die Zahlungen als Vorauszahlungen.

Achtung: Alle weiteren Zahlungen sind gekoppelt an die Einreichung und Abnahme eines vertraglich vereinbarten Fortschrittsberichts.

Zwischenabrechnung bzw. Schlussrechnung und Prüfbericht

Zu den vertraglich vereinbarten Terminen mit Prüfbericht sind Zwischenabrechnungen bzw. die Schlussrechnung einzureichen. Diese Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:

Name und Anschrift des Kooperationspartners
Name und Anschrift
fortlaufende Rechnungsnummer
Steuernummer oder Umsatzsteueridentnummer
Ausstellungsdatum
Vertragsnr./Projektnr./Maßnahmennr. Zeitraum der abgerechneten Leistungen

Höhe der aktuellen Gesamtkosten:    EUR gemäß Wirtschaftsprüfungsbericht

davon öffentlicher Beitrag in Höhe von X%:    EUR
ggfs. zzgl. USt. (Angabe des Steuersatzes in %):    EUR

Zwischensumme    EUR

abzgl. bereits erhaltener Vorauszahlung:    EUR ggfs. abzgl. USt. (Angabe des Steuersatzes in %)
auf Vorauszahlung:    EUR

Summe:    EUR

Eventuell abweichende Beträge bei der Zwischenabrechnung werden mit der Schlussrechnung angepasst.
 

Umsatzsteuer:

Ist der Kooperationspartner für das in Frage kommende Projekt umsatzsteuerpflichtig, sind der Projektverantwortliche Universität die Nettobeträge in Rechnung zu stellen. Laut Umsatzsteuergesetz vom 01.01.2004 muss die Umsatzsteuer auf die Leistung ausgewiesen werden, d. h. sie muss separat aufgeführt werden (Prozentsatz und Betrag) und auf die Leistung (Nettobetrag) aufgeschlagen werden. Gleiches gilt für die Vorauszahlung. Auch hier wird die Umsatzsteuer separat aufgeführt.